Für den sicherheitsentscheidenden Vorgang der Authentifizierung stehen mehrere Methoden zur Verfügung, um komfortabel und sicher auf Ihr Drucksystem zuzugreifen oder Ihre Druckaufträge freizugeben. Dabei haben Sie die Gewissheit, dass nur von Ihnen autorisierte Benutzer auf vertrauliche Daten oder Funktionen und Apps zugreifen können. Die Authentifizierung  erfolgt komfortabel und sicher durch einmalige Anmeldung (Single Sign-On) mit dem Mitarbeiterausweis oder einem mobilem Gerät am Drucker und erlaubt den Zugriff auf alle SSO-fähigen Funktionen des  MFD.

Der Content Security-Workflow stellt sicher, dass  das geistige Eigentum Ihres Unternehmens geschützt bleibt. Sämtliche  mit Ihren Drucksystemen gedruckten, kopierten oder gescannten Dokumente werden hierzu auf bestimmte Ausdrücke hin überprüft (z. B. „Vertraulich“ oder „Nur zum internen Gebrauch“). Sobald solche benutzerdefinierten Begriffe oder Phrasen in Dokumenten erkannt werden erfolgt eine Warnmeldung an Sie oder die Administratoren.

Indem Sie mithilfe von Druckregeln den Zugriff auf Drucker und Funktionen regeln bzw. einschränken, behalten Sie darüber hinaus die volle Kontrolle über Ihre Drucker und senken Ihre Druckkosten.

So wird Drucken von jedem Gerät und jedem Standort aus einfach und flexibel. Drucken Sie von Windows- oder Mac OS-Geräten über den Cloud-Desktop-Client, von Google Chromebook mit der Chrome-Erweiterung, mit iOS- und Android-Geräten über die  Workplace-App. Für Direktdruck oder Pull-Printing werden Druckaufträge in eine Warteschlange geschickt, wo sie für die Ausführung nach  sicherer Freigabe bereit stehen

Berichts- und Analyse-Tools liefern einen Überblick über die gesamte Druckerflotte und decken ineffiziente Prozesse und Potenziale für Kosteneinsparungen auf.  Eine Überblick über sämtliche Druckaufträge von Mitarbeitern im Home-Office und im Büro bietet Ihnen der Workplace Cloud Home Worker Print Tracker. Sie können Druck- und Scankosten voreinstellen und Nutzungs- und Kostenberichte erstellen. Durch die Vergabe von Projektcodes lassen sich die Kosten einzelnen Abteilungen oder Projekten zuordnen.